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Definire un evento all'ultimo minuto. Cosa è bene prendere in considerazione?
Definire un evento all'ultimo minuto. Cosa è bene prendere in considerazione?

Un evento, di qualsiasi evento si parli, necessita di grande organizzazione. Un’iniziativa che riguardi altre persone, del resto, non può che partire nel suo sviluppo dalla necessità che tutto sia a posto, considerazione dal sapore generalista, ma che non per questo dimentica la grande maestria che chiunque operi in questo settore deve possedere per far sì che tutto giri nel verso giusto.

Servisse il noleggio sedia con scrittoio per creare un angolo particolarmente fantasioso, oppure una postazione dove accogliere la stampa, sarà fondamentale sapere a chi rivolgersi. Lo stesso dicasi per l’allestimento di un grande salone per accogliere un convegno, fattispecie che inevitabilmente porta con sé la necessità di sedie dotate di ribaltina utile ad appoggiarci sopra pc, smartphone e fogli vari per prendere appunti.

La genericità del termine evento, del resto, porta con sé uno scenario potenzialmente infinito di declinazioni, un lungo elenco di possibili varianti una volta individuato il quale si può iniziare dall’abc di un’attività certosina, da verificare nel dettaglio passo dopo passo.

Quello che è certo è che un incontro, un dibattito, una festa o una serata hanno tutti la medesima matrice, ossia la necessità di ospitare delle persone e, facendolo, di farle sentire a proprio agio, comode, quasi a casa propria, ancorché in un ambiente più esclusivo di una normale abitazione.

L’ambientazione, in quest’ottica, ha un peso decisivo; l’allestimento perfino di più, considerando quanto un arredamento possa o non possa fare in termini di atmosfera e, dunque, di percezione di chi sarà parte di quanto si sta organizzando.

Prima di ogni altra considerazione, però, sono necessari un paio di passaggi propedeutici a tutto il resto, vale a dire la corretta definizione del budget a disposizione e gli obiettivi che ci proponiamo di raggiungere con quanto abbiamo in mente di proporre. Una volta trovate le risposte alle prime due domande poste, a quel punto si può davvero iniziare con la pianificazione di tutto quanto necessario.

L’importanza del luogo

Quella che in inglese si definisce location altro non è che il posto nel quale si intende dare vita all’evento. Si tratta come già detto di una scelta dirimente, perché – e lo si capisce chiaramente – proporre una festa paesana è più facile se tutt’attorno ci sono campi e piante, mentre se si vuole organizzare una convention medica il luogo ideale sarà un auditorium dotato di ogni genere di confort. In questo secondo caso, il noleggio sedia con scrittoio sarà necessaria per dare ai presenti modo di gestire al meglio i messaggi lanciati dal palco; se parliamo della sagra dell’asino, invece, meglio sarà concentrarsi su lunghe tavolate di legno grezzo importanti per dare a tutti il senso della genuinità.

L’una o l’altra che sia, la professionalità da impiegare per far sì che il risultato sia notevole è la medesima. Se poi ci spingiamo a proporre un convegno, va da sé che la naturale evoluzione delle fasi di lavoro porterà alla creazione di un team di progetto e, attraverso quest’ultimo, all’individuazione dei relatori chiamati a discutere le tematiche oggetto degli incontri.

A location individuata, con posteggi adeguati, collegamenti pubblici e servizi confacenti al livello dell’iniziativa in calendario, segue dunque la costruzione della proposta, un momento fondamentale che necessita della massima attenzione da parte dei progettisti.

Un programma all’altezza delle aspettative

Non c’è evento che non abbia un programma. Questo è un elemento cardine, perché da quel che si intende proporre al pubblico dipende la sostenibilità dell’idea e la partecipazione delle persone. Se abbiamo bisogno del noleggio sedia con scrittoio è chiaro che siamo pensando a una conferenza, un momento nel quale dal podio sono proposte delle tematiche e, in platea, c’è chi è pronto ad ascoltarle.

Stilare la lista delle personalità chiamate a portare il loro contributo non è affatto facile. Ci vuole, infatti, grande competenza delle tematiche trattate e, ancor più, forte capacità di convincere chi vogliamo a essere un relatore.

Che sia un matrimonio, oppure no, il fotografo rappresenta una figura da non sbagliare, con la necessità di immortalare le differenti fasi della o delle giornate al fine di avere dopo un reportage preciso di fatti, volti e cose avvenute.

Ultimo, ma non certo per importanza, c’è il tema della promozione. Non esiste evento senza che si sappia ci sia; non esiste iniziativa pubblica senza la pubblicità. La comunicazione ha un ruolo strategico e, pertanto, non può essere affidata al fai-da-te.

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